Travel Management Wissen

IT-gestützte Analyse von Geschäftsreisedaten

Ein guter Ausgangspunkt für eine effektive Analyse von Geschäftsreisen sind Abrechnungsdaten in elektronischer Form. Das bietet folgende Vorteile:

Besonders komfortabel wird die Auswertung der Geschäftsreisedaten, wenn bereits sämtliche Buchungskosten wie Flug, Bahnfahrt etc. über ein zentrales Konto laufen. Dann erhalten Sie als das buchende Unternehmen statt einer Vielzahl von Einzelbelegen in der Regel eine übersichtliche Rechnung in elektronischer Form. Diese gibt Ihnen einen schnellen Überblick über:

Je nach Anbieter können Sie diese Standarddaten noch um unternehmensinterne Zusatzdaten erweitern, wie zum Beispiel Kostenstelle, Personalkennziffern, Dienststelle u.a. Damit Ihre Rechnung als Beleg beim Finanzamt gültig ist, sollte die Mehrwertsteuer auf der Rechnung ausgewiesen werden.

Auch der Einsatz von Firmenkreditkarten während der Geschäftsreise vereinfacht die Reisekostenabrechnung in folgenden Punkten:

Optimal abgerundet wird eine IT-gestützte Analyse der Geschäftsreisedaten durch spezielle Auswertungstools. Diese sorgen für größtmögliche Transparenz bei den Reisekosten und bieten ausführliche Umsatzstatistiken an. Damit können die größten Kostenblöcke identifiziert werden, zum Beispiel Hotel, Bargeld, Parkgebühren, Einzelhandel, Gastronomie, Tankstelle, Mietwagen, Bahn, Telefon usw.

Aus dieser Auswertung lassen sich wiederum Kosten sparende Maßnahmen ableiten. Einige Beispiele dazu sind:

Diese und andere Maßnahmen sollten schließlich in die Planung zukünftiger Geschäftsreisen einfließen und bei der Weiterentwicklung der Reiserichtlinie berücksichtigt werden.

Nicht zuletzt sollte auch immer ein Blick auf die Prozesse innerhalb des Geschäftsreisemanagements geworfen werden:

Oft sind es die indirekten Kosten, die in Bezug auf Geschäftsreisen die größten Einsparungspotenziale bergen.

Zurück zu »Nach der Reise«