Travel Management Wissen

Travel Management

Reisekosten sind schon jetzt einer der größten Kostenfaktoren für deutsche Unternehmen. Durch die Globalisierung und wachsende Mobilität werden Geschäftsreisen weiter zunehmen – und damit auch die Kosten. Gezieltes Travel Management tritt jedoch auf die Kostenbremse, denn es sucht die Potenziale im Reise-Etat und in den internen Abläufen aufzudecken mit dem Ziel, Reisekosten zu reduzieren und Prozesse zu optimieren.

Studien zum Business Travel Management belegen, dass die Reiseplanung und die Reisekostenabrechnung zu den aufwändigsten Prozessschritten einer Geschäftsreise gehören und somit die höchsten Optimierungsmöglichkeiten aufweisen. Berechnungen zufolge können die Prozesskosten – auch als indirekte Reisekosten bezeichnet - durch effektives Travel Management um bis zu 30 Prozent reduziert werden. Doch selbst die direkten Kosten wie Flug, Hotel, Mietwagen, Bahnfahrt etc. lassen sich durch geschicktes Travel Management signifikant senken.

Was bedeutet Travel Management nun konkret?

Mit Blick auf die Geschäftsreise betrachtet Travel Management gezielt die Aufgaben vor, während und nach der Reise. Zudem wirft es die Frage auf, welche Werkzeuge das Unternehmen bei diesen Aufgaben unterstützen können.

Vor der ReiseWährend der ReiseNach der Reise Grafik mit freundlicher Genehmigung von AirPlus

Vor der Reise stehen die Planung sowie der Einkauf von Leistungen bzw. die Buchung der Reise im Mittelpunkt.

Während der Reise steht das Bezahlen oder das Zahlungsmittel im Vordergrund.

Nach der Reise befasst sich Travel Management mit der Abrechnung der Reisekosten und vor allem mit deren Analyse. Gerade an dieser Stelle leisten IT- Werkzeuge wertvolle Dienste, indem sie Daten sammeln und in diverse Statistiken bzw. Auswertungsfunktionen umwandeln.

So genannte Travel Management Systeme können das Geschäftsreisemanagement im Unternehmen wesentlich unterstützen. Bislang waren diese aufgrund ihrer Komplexität und entsprechend hoher Preise nur für Großunternehmen erschwinglich. Inzwischen sind jedoch auch schlankere Systeme auf dem Markt, die speziell auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen abgestimmt sind.